Sedangkanbarang habis pakai adalah peralatan yang sebentar masa pakainya semisal, alat tulis kantor, aneka kertas, lem dan lain sebagainya. Berikut ini prosedur pengadaan barang tidak habis pakai Menyusun analisis dan menganalisis keperluan perlengkapan sesuai dengan rencana kegiatan serta dengan memperhatikan barang yang masih layak pakai. SOPPengadaan Barang Aset dan Habis Pakai (Pembelian Langsung) Post Date : 2021-08-07 13:36:24. Tahun : 2021. Hits : 201 kali dikunjungi Istilahmeja kantor dari bahasa belanda yaitu kantoor. Buku penerimaan barang (lampiran 8) 3. Modul Mengelola Peralatan Kantor Peralatan kantor beberapa pengertian diantaranya : Sebutkan prosedur pengadaan barang tidak habis pakai. Inilah prosedur pengadaan peralatan kantor barang habis pakai dan tidak habis pakai october 19, 2019 by admin in akuntansi , akuntansi apbd birokrasi , Fast Money. Sebutkan Prosedur Pengadaan Barang Tidak Habis Pakai – Pengadaan barang tidak habis pakai adalah proses pengadaan barang yang diperlukan untuk operasi bisnis atau tujuan lainnya. Proses pengadaan barang tidak habis pakai ini membutuhkan beberapa langkah yang harus dilakukan oleh pihak yang bertanggung jawab untuk pengadaan barang. Berikut adalah prosedur pengadaan barang tidak habis pakai yang harus dipatuhi 1. Tentukan jenis barang yang akan dibeli. Pembuat keputusan harus menentukan jenis barang yang akan dibeli, serta spesifikasi dan jumlah yang diinginkan. 2. Cari dan bandingkan harga. Setelah jenis barang dan spesifikasi yang tepat telah ditentukan, pengada harus melakukan pencarian untuk menemukan vendor yang tepat dengan harga yang sesuai. 3. Buat dokumen pengadaan. Setelah harga yang ditawar oleh vendor telah diputuskan, pengada harus membuat dokumen pengadaan yang akan diserahkan kepada vendor. Dokumen pengadaan ini harus mencakup deskripsi barang, ketersediaan barang, jumlah barang, harga dan lain-lain. 4. Proses pembayaran. Setelah dokumen pengadaan telah disetujui oleh kedua belah pihak, pembayaran harus dilakukan. Pembayaran dapat dilakukan dengan transfer bank, cek atau uang tunai. 5. Penerimaan dan verifikasi. Setelah pembayaran telah dilakukan, barang harus diterima dan diverifikasi untuk memastikan bahwa barang yang diterima sesuai dengan spesifikasi yang telah ditentukan. 6. Pemeriksaan. Barang harus diperiksa untuk memastikan bahwa tidak ada kerusakan atau kekurangan. 7. Penyimpanan. Setelah semua barang telah diverifikasi dan diterima, barang harus disimpan di tempat yang tepat untuk menghindari kerusakan atau kehilangan. Dengan mengikuti prosedur pengadaan barang tidak habis pakai di atas, diharapkan dapat membantu pihak yang bertanggung jawab untuk pengadaan barang untuk mencapai hasil yang lebih efektif dan efisien. Penjelasan Lengkap Sebutkan Prosedur Pengadaan Barang Tidak Habis Pakai1. Tentukan jenis barang yang akan dibeli. 2. Cari dan bandingkan harga. 3. Buat dokumen pengadaan. 4. Proses pembayaran. 5. Penerimaan dan verifikasi. 6. Pemeriksaan. 7. Penyimpanan. Penjelasan Lengkap Sebutkan Prosedur Pengadaan Barang Tidak Habis Pakai 1. Tentukan jenis barang yang akan dibeli. Proses pengadaan barang tidak habis pakai adalah salah satu proses penting yang terlibat dalam kegiatan pengadaan dan pengelolaan barang. Proses ini mencakup berbagai tahapan seperti identifikasi, penentuan jenis barang, pengajuan permintaan, peninjauan, pengadaan, pengiriman, penerimaan, pembayaran, dan pengawasan perkembangan. Tahap pertama dalam proses pengadaan barang tidak habis pakai adalah menentukan jenis barang yang akan dibeli. Ini merupakan tahap penting dari proses pengadaan karena dapat membantu memastikan bahwa barang yang dibeli sesuai dengan kebutuhan organisasi. Proses ini melibatkan pengidentifikasian dan analisis kebutuhan organisasi, sehingga Anda dapat memilih jenis barang yang tepat untuk memenuhi kebutuhan. Untuk menentukan jenis barang yang akan dibeli, pertama-tama organisasi harus mengidentifikasi dan mengklasifikasikan kebutuhan organisasi. Ini bisa melibatkan mengidentifikasi dan meninjau semua dokumen yang berhubungan dengan kebutuhan organisasi, seperti spesifikasi produk, standar industri, kebutuhan hukum, dan lainnya. Setelah mengidentifikasi dan mengklasifikasikan kebutuhan organisasi, maka organisasi harus mengidentifikasi jenis barang yang akan dibeli, dengan mempertimbangkan jenis barang, jumlah, spesifikasi, dan harga. Setelah jenis barang yang akan dibeli telah ditentukan, organisasi harus meninjau dan membandingkan barang yang ada di pasar, sebelum memutuskan untuk membeli. Ini dapat melibatkan membandingkan jenis barang, spesifikasi, harga, dan layanan yang ditawarkan oleh berbagai vendor. Setelah membandingkan, organisasi harus menentukan vendor yang akan diajak bekerjasama, berdasarkan kualitas barang dan layanan yang ditawarkan. Proses pengadaan barang tidak habis pakai adalah tahapan penting yang terlibat dalam pengadaan dan pengelolaan barang. Oleh karena itu, penting untuk memastikan bahwa proses ini dilakukan dengan benar, dengan memastikan bahwa jenis barang yang akan dibeli telah ditentukan dan divalidasi dengan benar. Dengan demikian, organisasi dapat memastikan bahwa barang yang dibeli sesuai dengan standar yang telah ditetapkan, dan dapat memenuhi kebutuhan organisasi. 2. Cari dan bandingkan harga. 2. Cari dan bandingkan harga. Setelah melakukan proses perencanaan dan penetapan pengadaan barang tidak habis pakai, langkah selanjutnya adalah mencari dan membandingkan harga. Dalam proses ini, pembeli harus mencari alternatif harga dan kualitas dari suplier yang berbeda. Perbedaan harga yang ditawarkan oleh suplier dapat ditentukan melalui survei harga. Survei harga ini dapat dilakukan melalui beberapa cara, yaitu melalui telepon, email, pesan singkat, atau bertemu langsung dengan suplier. Selain membandingkan harga, pembeli juga harus mempertimbangkan kualitas barang yang diberikan oleh suplier. Pembeli harus meminta informasi tentang kualitas barang yang diberikan oleh suplier, seperti informasi spesifikasi, jaminan, garansi, dan lain-lain. Pembeli juga harus memahami bahwa harga yang lebih tinggi mungkin merupakan salah satu kompensasi dari pelayanan yang lebih baik. Oleh karena itu, pembeli harus memastikan bahwa suplier yang dipilih memiliki kualitas barang yang sesuai dengan standar. Selain itu, pembeli juga harus memahami bahwa harga yang diberikan oleh suplier dapat berubah karena beberapa alasan. Oleh karena itu, pembeli harus meminta informasi tentang harga yang berlaku saat pengadaan barang. Hal ini akan memastikan bahwa pembeli tidak akan mengeluarkan biaya yang lebih tinggi dari yang diantisipasi. Setelah membandingkan harga dan memastikan bahwa harga yang diberikan oleh suplier adalah harga yang kompetitif, pembeli dapat membuat keputusan tentang suplier mana yang akan dipilih. Pembeli juga harus memastikan bahwa suplier yang dipilih memiliki reputasi yang baik dan dapat dipercaya. Pembeli juga harus memeriksa referensi dari suplier yang dipilih untuk memastikan bahwa suplier tersebut dapat melakukan pengiriman tepat waktu dan dapat memberikan produk yang berkualitas. Setelah semua proses di atas selesai, pembeli dapat membuat kontrak dengan suplier yang dipilih. Kontrak ini harus berisi informasi lengkap tentang harga, jangka waktu pengiriman, dan kondisi pembayaran. Kontrak ini harus juga mencakup klausul tentang jaminan dan garansi, serta alasan untuk pembatalan pemesanan. Dengan adanya kontrak ini, maka pembeli dapat memastikan bahwa pengadaan barang tidak habis pakai akan berjalan dengan lancar. 3. Buat dokumen pengadaan. Dokumen pengadaan adalah dokumen formal yang mencakup informasi tentang jenis barang yang akan dibeli, harga dan persyaratan kontrak. Dokumen ini juga mencakup informasi tentang jangka waktu penyelesaian, kondisi pembayaran, dan dokumen pendukung lainnya. Dokumen pengadaan ini merupakan bagian penting dari prosedur pengadaan barang tidak habis pakai. Dokumen pengadaan digunakan untuk mencatat semua informasi yang berkaitan dengan pengadaan barang, sehingga semua pihak dapat mengakses informasi tersebut untuk tujuan audit. Dokumen pengadaan dapat berupa Formulir Permintaan Barang, Contoh Surat Penawaran, Contoh Kontrak, dan dokumen lainnya. Formulir Permintaan Barang berisi informasi tentang jumlah barang yang harus dibeli, jenis barang, harga, jenis pembayaran, dan persyaratan penyerahan. Surat Penawaran berisi informasi tentang jenis barang yang akan dibeli, harga yang harus dibayar, jangka waktu penyerahan, kondisi pembayaran, dan syarat-syarat lainnya. Kontrak berisi informasi tentang jenis barang yang dibeli, jumlah barang yang akan dibeli, harga yang harus dibayar, jangka waktu penyerahan, dan syarat-syarat lainnya. Selain itu, dokumen pengadaan juga dapat berupa dokumen pendukung lainnya seperti spek kualitas barang yang akan dibeli, jaminan pembayaran, dan dokumen lainnya yang berkaitan dengan pengadaan barang. Dokumen pendukung ini diperlukan untuk menjamin bahwa persyaratan teknis dan kualitas barang yang dibeli sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan dalam kontrak. Dokumen pengadaan dibuat dan ditandatangani oleh pembeli dan penjual sebelum barang dikirimkan. Dokumen ini juga harus ditandatangani oleh pihak yang berwenang dari masing-masing pihak dan disimpan sebagai bukti pengadaan barang. Dokumen pengadaan yang tepat dan lengkap dapat memastikan bahwa kualitas dan harga barang yang dibeli sesuai dengan kontrak. Ini juga memastikan bahwa semua pihak terikat oleh kontrak dan menerima kewajiban mereka. Dengan demikian, dokumen pengadaan merupakan bagian penting dari prosedur pengadaan barang tidak habis pakai. 4. Proses pembayaran. Proses pembayaran adalah bagian yang penting dalam prosedur pengadaan barang tidak habis pakai. Pembayaran berfungsi untuk menjamin bahwa barang yang telah dibeli akan diterima oleh pembeli dan dapat dipakai. Pembayaran juga menjaga hubungan antara pembeli dan penjual, dan memberi kedua belah pihak kepercayaan dan keyakinan bahwa semua transaksi yang berlangsung telah berjalan dengan lancar. Ada beberapa cara yang bisa digunakan untuk membayar dalam prosedur pengadaan barang tidak habis pakai, yang paling umum adalah melalui transfer bank dan cek. Transfer bank adalah cara yang paling populer untuk melakukan pembayaran karena mudah, cepat, dan aman. Dengan transfer bank, pembeli harus memberikan rincian rekening banknya kepada penjual, yang kemudian mengirimkan jumlah yang telah ditetapkan ke rekening pembeli. Pembeli akan menerima bukti pembayaran yang disimpan sebagai bukti bahwa pembayaran telah berhasil. Cek juga merupakan cara yang umum untuk melakukan pembayaran. Dalam hal ini, pembeli harus menulis cek terhadap penjual untuk jumlah yang telah ditentukan. Penjual akan menyimpan cek sebagai bukti pembayaran. Pembeli harus melakukan pembayaran sebelum cek dapat diverifikasi oleh bank. Setelah cek divalidasi, pembeli akan menerima bukti pembayaran. Selain transfer bank dan cek, pembayaran juga bisa dibuat melalui kartu kredit atau debit. Kartu kredit dan debit memungkinkan pembeli untuk melakukan pembayaran dengan cepat dan mudah. Pembeli hanya perlu memberikan informasi kartu kredit atau debitnya kepada penjual, dan penjual akan mengirimkan jumlah yang telah ditentukan ke kartu pembeli. Pembeli akan menerima bukti pembayaran melalui email atau SMS yang dikirimkan oleh penjual. Pembayaran adalah bagian yang penting dalam prosedur pengadaan barang tidak habis pakai. Pembayaran bertujuan untuk menjamin bahwa barang yang telah dibeli akan diterima oleh pembeli dan dapat dipakai. Ada beberapa cara yang bisa digunakan untuk membayar, yaitu transfer bank, cek, kartu kredit, dan debit. Setelah pembayaran berhasil dilakukan, pembeli akan menerima bukti pembayaran yang disimpan sebagai bukti bahwa pembayaran telah berhasil. 5. Penerimaan dan verifikasi. Penerimaan dan verifikasi adalah proses penting dalam prosedur pengadaan barang tidak habis pakai. Proses ini memastikan bahwa barang yang diterima sesuai dengan spesifikasi yang diminta dan telah ditetapkan dalam kontrak. Setelah barang telah tiba, pihak yang menerima harus memeriksa dokumen-dokumen pengirimannya untuk memastikan bahwa semua barang yang dipesan datang secara tepat waktu dan dalam keadaan baik. Selanjutnya, pihak yang menerima harus memeriksa barang secara fisik untuk memastikan bahwa semua barang yang diterima sesuai dengan spesifikasi yang diminta. Jika ada barang yang rusak atau tidak sesuai dengan spesifikasi yang telah ditetapkan, pihak yang menerima harus menolak barang tersebut dan menyampaikan informasi ini kepada pihak pengirim. Selanjutnya, pihak yang menerima harus mengisi dan menandatangani formulir penerimaan yang menyertakan daftar item yang diterima, jumlah, dan kondisi. Setelah semua dokumen tersebut telah diselesaikan, pihak pengirim harus memastikan bahwa semua dokumen yang dibutuhkan telah diterima dan telah divalidasi. Selain itu, pihak yang menerima juga harus memverifikasi bahwa semua barang yang diterima sesuai dengan spesifikasi yang ditetapkan dalam kontrak. Hal ini penting untuk memastikan bahwa produsen atau pemasok memenuhi semua syarat dan ketentuan yang telah ditentukan dalam kontrak. Setelah semua barang yang diterima telah diverifikasi dan diterima, pihak yang menerima harus menyelesaikan proses pembayaran sesuai dengan ketentuan dan jadwal yang telah ditetapkan. Proses ini akan menjamin bahwa pihak pengirim telah memenuhi semua persyaratan kontrak dan pihak penerima telah menerima produk yang sesuai dengan spesifikasi yang diminta. Penerimaan dan verifikasi merupakan salah satu proses penting dalam prosedur pengadaan barang tidak habis pakai. Proses ini memastikan bahwa barang yang diterima sesuai dengan spesifikasi yang diminta, dan pembayaran telah dilakukan sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan. Dengan demikian, proses ini memungkinkan pihak yang menerima untuk memastikan bahwa pemasok memenuhi semua persyaratan kontrak dan pihak penerima menerima produk yang sesuai dengan spesifikasi yang diminta. 6. Pemeriksaan. Pemeriksaan adalah tahap akhir dalam prosedur pengadaan barang tidak habis pakai. Pemeriksaan ini berfungsi untuk memastikan bahwa semua barang yang telah dibeli telah diterima dengan baik dan sesuai dengan persyaratan yang telah disepakati. Tahap ini penting untuk memastikan bahwa barang yang dibeli menjaga kualitas, fungsi, dan kesesuaian dengan rencana yang telah ditetapkan. Pemeriksaan juga bertujuan untuk memastikan bahwa barang yang dibeli benar-benar sesuai dengan deskripsi spesifikasi yang telah ditentukan sebelumnya. Pemeriksaan ini harus dilakukan oleh orang yang kompeten dan ahli. Dalam beberapa kasus, pemeriksaan dapat dilakukan oleh pembeli atau pembeli mungkin mempekerjakan spesialis untuk melakukan pemeriksaan. Pemeriksaan ini harus mencakup semua item yang dibeli. Jika ada item yang tidak diterima, pembeli harus mengabaikan penerimaan dan meminta penyerahan ulang. Selain itu, pemeriksaan juga harus melibatkan pengecekan fisik atas barang yang dibeli. Pengecekan fisik dapat mencakup hal-hal seperti kecukupan, kualitas, dan kecocokan. Pengecekan fisik ini harus dilakukan oleh pihak yang ahli dan kompeten. Selain itu, pemeriksaan juga harus melibatkan pengujian fungsional untuk memastikan bahwa barang yang dibeli memiliki fungsi yang diharapkan. Setelah proses pemeriksaan selesai, semua barang yang diterima harus dicatat dalam laporan pemeriksaan. Laporan pemeriksaan ini berisi rincian item yang diterima, jumlah, dan kualitas. Ini juga harus mencakup informasi tentang kondisi fisik dan fungsional dari barang yang dibeli. Laporan pemeriksaan ini harus disetujui oleh pembeli dan diserahkan kepada penjual sebagai bukti bahwa barang yang dibeli telah diterima dengan baik dan sesuai dengan persyaratan yang telah disepakati. Pemeriksaan yang teliti dan tepat waktu sangat penting untuk mencegah pembelian barang yang tidak sesuai dan menjamin bahwa barang yang dibeli memenuhi persyaratan yang telah ditentukan. Ini juga akan memastikan bahwa pembeli mendapatkan nilai yang tepat untuk uang yang dibelanjakan. Selain itu, pemeriksaan yang tepat waktu juga membantu untuk memastikan bahwa pembangunan operasi berjalan lancar dan efisien. 7. Penyimpanan. Penyimpanan adalah langkah terakhir dalam proses pengadaan barang tidak habis pakai. Hal ini penting karena memastikan bahwa barang-barang yang telah dibeli telah diterima secara benar dan tersimpan dengan aman. Penyimpanan juga memastikan bahwa semua barang yang dibeli dapat digunakan dan tersedia ketika dibutuhkan. Penyimpanan barang yang tidak habis pakai harus memenuhi standar tertentu. Umumnya, barang-barang harus disimpan dalam ruangan yang kering, bersih, dan aman. Ruangan tersebut harus memiliki persyaratan khusus seperti temperatur yang konstan, udara bersih, dan penerangan yang cukup. Penyimpanan yang tepat juga akan meminimalkan risiko kerusakan yang disebabkan oleh kondisi yang tidak cocok. Selain itu, barang-barang yang telah dibeli harus diklasifikasikan dengan benar. Artinya, barang-barang harus diklasifikasikan berdasarkan jenis, ukuran, warna, dan lain-lain. Hal ini penting untuk memastikan bahwa barang-barang yang telah dibeli dapat mudah ditemukan ketika diperlukan. Selain itu, setiap barang juga harus diberi label yang menunjukkan deskripsi, tanggal pembelian, dan informasi lain yang berkaitan. Label ini akan membantu dalam mengidentifikasi barang-barang yang telah dibeli dan memastikan bahwa mereka dapat dengan mudah ditemukan. Selain itu, barang-barang yang telah dibeli harus dipantau secara teratur untuk memastikan bahwa mereka masih dalam kondisi yang baik. Hal ini penting untuk memastikan bahwa barang-barang tersebut dapat digunakan dengan aman. Jika barang-barang tersebut rusak atau tidak layak digunakan, mereka harus segera diganti atau diperbaiki. Kesimpulannya, penyimpanan barang tidak habis pakai adalah bagian penting dari proses pengadaan. Proses ini perlu dilakukan dengan benar untuk memastikan bahwa barang-barang yang telah dibeli tersimpan dengan aman, mudah ditemukan, dan dapat digunakan dengan aman. This is the first in a series of blog posts that provide an overview of Canadian law with respect to the submission of late bids. As the head of a government procurement department in my past life, I was under a duty to ensure fairness in procurement with a view to obtaining the best value for money for the organization and for the taxpayer who funded all of our operations. I wrestled with the idea that we were legally required to reject perfectly good bids arriving just seconds late or that arrived late because of traffic or bad weather. These late bids led me to ask Was it really unfair to other bidders to accept a bid that’s just a few seconds late? Was it really unfair to other bidders to accept a bid that’s late because of slow traffic? The average person would think a few seconds or an unforeseen traffic delay shouldn’t require the owner to disqualify a perfectly good bid that a bidder had invested time and money to prepare. After all, isn’t it in the public’s interest for government buyers to have as many bids as possible in any competitive procurement? The general duty to reject late bids Under Canadian common law involving a binding bid process, if a bidder submits a compliant bid on time, a contract is formed that is sometimes referred to as the “process contract”. When a bidder submits a compliant bid, the owner and compliant bidder are in a binding legal process in which the owner owes each compliant bidder an implied duty of fairness. Owners do not owe such duties to non-compliant bidders – ie. bidders who are late in submitting their bids. As soon as a bid is found to be non-compliant, owners can reject it with impunity. Most domestic and international trade agreements also require that late bids be rejected. Bids arriving seconds late Whether a bid was delivered on time is not always obvious. There are Canadian cases where the bid submission deadline was stipulated as MONTH, DAY, YEAR HHMM but a bid arrived a few seconds after the minute, leaving the owner to wonder whether the bid was technically “late”. The caselaw is divided on whether a bid due at a certain time but submitted seconds late counts as a late bid. This is illustrated by the following decisions Smith Bros and Wilson Ltd. v. BC Hydro and Power Authority and Kingston Construction Ltd. 1997 BSCC – bid due at 11AM but filed between 1100AM-1101AM – Late. The court found that 11AM describes a precise point in time, not the time that exists between 11AM and 1101AM. Bid filed between 1100AM and 1101AM declared late. Bradscot MCL Ltd. v. Hamilton-Wentworth Catholic District School Board 1999 OJ ON CA. Bid due at 1PM filed between 100PM and 101PM – Compliant. In this case, the bid document stipulated that bids would be accepted “only until” 1PM. The bid was submitted 30 seconds after 1PM and the owner awarded the contract to the late bidder. The Ontario Court of Appeal held that to prevent abuse and unfairness in the tendering of construction contracts, a clear rule is required and held that 1PM was any time before 101PM. In Construction DJL Inc. c. Quebec Procureur General, 2006 QCCS 5290 – bid due at 1500 but filed between 1500-1501 – Compliant. The owner’s past practice had been to accept all bids time stamped before 1501. The Court’s position was that, in the face of ambiguity, it was in the taxpayer’s interest to interpret the time requirement in a way that would support a presumption of compliance. Yukon Department of Highways and Public Works v. Sidhu Trucking et al. 2013 YKSC 105 the bid documents stipulated that documents “must be received before the specified time” of 400PM. Bid due before 400PM filed exactly at 400PM – late. The Court interpreted this to mean that bids received after 359PM would not be considered. The court went on to say “A bid submitted after the tender deadline is invalid, and an owner that considers a late bid would breach its duty of fairness to other tenderers…. To prevent abuse and ensure fairness in cases such as this one what is required is a clear rule.” In all of these cases, ambiguity came from the owner’s failure to stipulate submission deadlines down to the second. To avoid running into this dilemma, owners should stipulate bid submission deadlines down to the second – DAY, HHMMSS. In my next post, I’ll cover how specific situations that have caused lateness have been handled by owners and the courts. ***** Read the full series on public procurement and late bids Part 1 – Public procurement Late bids – where seconds matter Part 2 – Public procurement Late bids due to extenuating circumstances Part 3 – Public procurement Can owners allow late bids? 06 Jan 2021 Proses bisnis membutuhkan banyak hal agar terjadi dengan lebih lancar. Sebut saja dimulai dari riset, pengadaan barang, proses produksi, penjualan hingga melakukan evaluasi bisnis. Salah satu yang penting adalah pengadaan barang. Proses ini biasa terjadi dalam satu sistem yaitu procurement management. Seperti apa langkah dalam hal pengadaan barang. Mengenal Pengadaan Barang Pengadaan merupakan kegiatan yang menyediakan perbekalan untuk mendukung kegiatan bisnis dalam sebuah perusahaan. Pengadaan ini mungkin berbeda satu perusahaan dengan lainnya. Pastinya ini menyesuaikan dengan kebutuhan serta seperti apa kegiatan bisnis atau kerja dari kantor tersebut. Namun secara umum pengadaan barang memang dimulai dari perencanaan yang berisi kebutuhan apa yang memang dibutuhkan oleh perusahan. Setelah itu, baru perencanaan dari segi biaya. Tak lupa untuk melihat dari inventaris tahun-tahun sebelumnya. Hal ini penting untuk membuat pengadaan barang menjadi lebih efisien dan efektif. Pengadaan barang sendiri terdiri atas dua jenis yaitu barang yang tidak habis dipakai dan memang yang habis dipakai. Beberapa barang yang bisa habis dipakai tentunya yang tak akan meninggalkan bekas setelah dipakai. Sebut saja kertas, alat tulis, tinta dan lain-lainnya. Sementara ada barang yang memang bisa berulang kali dalam hal pemakaian. Misalnya mesin, komputer, lemari arsip dan barang-barang elektronik. Sebenarnya dari pengadaan kedua jenis barang ini akan memiliki langkah-langkah yang mirip. Pertama dimulai dengan penyusunan daftar perlengkapan yang dibutuhkan kemudian penyusunan biaya. Biasanya penyusunan barang yang habis dipakai harus dalam kurun waktu tertentu supaya bisa menyesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Sementara untuk barang yang tidak habis pakai, tim dari procurement management harus melakukan analisa terhadap barang tersebut. Misalnya apakah hanya akan diperbaiki atau harus diganti. Selain itu, divisi procurement juga harus membuat skala prioritas pengadaan barang tersebut. Langkah Langkah Pengadaan Barang Setelah memahami seperti apa pengadaan barang, Anda juga perlu mengetahui sederet langkah yang harus diambil ketika akan melakukan pengadaan barang. Langkah ini untuk memastikan perusahaan Anda akan mendapatkan barang yang sesuai dengan kebutuhan dan kualitas. Mencatat Kebutuhan Tahapan ini tentunya adalah tahapan awal dan dasar yang berhubungan dengan pengadaan barang. Anda bisa menetapkan barang apa saja yang dibutuhkan pada tahap awal ini. Coba lihat apa saja barang yang memang harus dibeli. Setelah itu, perusahaan bisa langsung membuat permintaan pengadaan barang kepada divisi procurement. Pada tahap ini juga, tim procurement biasanya akan meminta semua divisi mengumpulkan permintaan barang sesuai dengan SOP. Semua kebutuhan ini pastinya akan dicatat supaya pada saat penyerahan barang nantinya jadi lebih transparan dan jelas. Memang betul bahwa barang tersebut dipesan oleh divisi tertentu. Pencarian Vendor atau Supplier Tahapan pertama harus dilakukan terlebih dahulu sebelum akhirnya tim procurement mulai mencari pemasok barang yang dibutuhkan. Pastikan terlebih dahulu daftar barang dibuat dengan lengkap dan jelas, termasuk kriteria seperti apa yang dibutuhkan. Perusahaan kemudian bisa langsung membuat dokumen yang berisikan kebutuhan perusahaan. Pihak penyedia akan melakukan penawaran dari kebutuhan yang diminta tersebut. Pemilihan Vendor atau Supplier Pengadaan barang akan masuk ke dalam tahap berikutnya. Perusahaan kemudian akan mulai melakukan analisis dan seleksi dari surat penawaran yang masuk. Dari semua vendor atau supplier yang memberikan penawaran, perusahaan akan memilih mana yang terbaik dari antara vendor tersebut. Biasanya perusahaan kemudian akan langsung melakukan negosiasi. Tak hanya berurusan dengan harga saja, perusahaan juga melakukan negosiasi mengenai waktu pengiriman dan hal teknis lainnya. Dalam tahap ini harus ada kesepakatan bersama antara perusahaan dan juga para supplier. Proses Pemesanan Setelah negosiasi selesai dan sudah mencapai kata sepakat, perusahaan biasanya akan membuat sebuah purchase order. Artinya perusahaan akan langsung memesan ke vendor atau supplier. Setelah itu, pihak ketiga harus segera memprosesnya. Procurement management juga harus memastikan bahwa proses pembelian berjalan lancar dan tepat sesuai dengan jadwal. Penerimaan Barang Proses pembelian dan pemesanan sudah selesai berarti pihak vendor atau supplier langsung memproses pesanan yang sudah dibuat. Pastinya perusahaan harus memastikan bahwa barang datang sesuai dengan yang sudah disepakati bersama. Selain itu, pemasok juga harus memastikan bahwa pesanan yang dibuat sudah sesuai atau belum. Pembayaran Jika pesanan sudah diterima dengan baik oleh perusahaan, keuangan perusahan akan langsung melakukan pembayaran kepada pihak vendor atau supplier. Tentunya pembayaran harus menyesuaikan dengan kesepakatan yang memang dilakukan di awal. Tim procurement juga harus memastikan bahwa perusahaan sudah membayar semua kewajiban kepada vendor. Refund atau Retur Kualitas dari produk yang dikirim oleh vendor atau supplier harus dipastikan benar-benar sesuai dengan kesepakatan awal. Jika ada pesanan yang kurang sesuai, maka harus diproses dengan segera. Misalnya saja jumlahnya kurang atau warna yang tidak sesuai request. Perusahaan bisa mengajukan retur. Vendor harus melayani retur tersebut dan memastikan bahwa memang barang sesuai dengan kesepakatan. Pada umumnya retur dilakukan dengan dua cara. Pertama adalah menggantikan barang yang sesuai dengan kesepakatan di awal. Jika memang vendor atau supplier tidak bisa menyediakan barang tersebut, maka akan diambil opsi kedua yaitu pengembalian dalam bentuk dana atau uang tunai. Hal Penting Setelah Pengadaan Barang Seperti yang sudah Anda ketahui bahwa pengadaan barang terdiri atas dua jenis yaitu barang habis dipakai dan tidak habis dipakai. Sebagai procurement management, proses pengadaan barang tidak hanya sampai kepada pembelian dan bisa dipakai saja. Fungsi monitoring harus diberlakukan supaya bisa mencapai efisiensi perusahaan yang diinginkan. Misalnya saja harus diperhatikan cara penyimpanan. Jika penyimpanan dilakukan dengan baik maka barang yang dibeli akan jauh lebih awet. Dengan demikian efisiensi yang diinginkan perusahaan bisa tercapai. Maka dari itu penyimpanan harus memperhatikan banyak hal. Misalnya memastikan alat-alat pemeliharaan sudah tersedia. Kemudian harus memastikan pula penyimpanan barang dilakukan sesuai standar. Jangan lupa juga memperhatikan sifat barang yang disimpan. Ada barang yang bisa disimpan dalam jangka waktu panjang ada yang tidak. Jangka waktu penyimpanan ini penting diperhatikan supaya memang barang yang dibeli benar-benar awet. Jangan lupa untuk memperhatikan tenaga serta biaya yang dibutuhkan untuk penyimpanan. Tidak hanya penyimpanan saja, pemeliharaan juga hal yang penting. Sebuah barang harus dipelihara dengan baik supaya dalam kondisi yang baik pada saat digunakan. Kerap kali pemeliharaan yang tidak dilakukan dengan baik justru akan merugikan perusahaan karena tidak bisa dipakai. Terakhir adalah inventaris atau administrasi perlengkapan. Semua barang yang ada di kantor harus dicatat dengan benar dan tepat. Pencatatan ini juga akan membantu efisiensi perusahaan. Bila ada kebutuhan barang, perusahaan bisa mengecek ketersediaan terlebih dahulu. Jangan sampai malah menumpuk barang yang justru menimbulkan kerugian bagi perusahaan. Kembali ke Daftar

sebutkan prosedur pengadaan barang tidak habis pakai